Las ventajas de apostar por el outsourcing de impresión

La eficiencia es uno de los objetivos de la gestión de una empresa y, precisamente, entre las ventajas de apostar por el outsourcing de impresión destaca la optimización de los recursos de una compañía. También podemos destacar otros beneficios como la mejora de la productividad, el control y el ahorro de costes.

Hoy en día se incide mucho en la importancia de la gestión de datos, de la seguridad y del almacenamiento. Son cuestiones que afectan directamente a la gestión. En ese entorno, la externalización de los servicios de impresión permite que las empresas se despreocupen de todas las cuestiones relacionadas con el parque de impresoras y se limiten a realizar el pago por página.

Es más, los procesos de digitalización han impulsado las alternativas de outsourcing para las empresas. La filosofía de confiar a profesionales la gestión de determinadas áreas se ha consolidado como una de las opciones para mejorar la eficiencia general de una organización. En ese marco, la externalización del parque de impresoras ha cobrado fuerza. Las empresas han descubierto los beneficios que les reporta el sistema.

¿Cuáles son las ventajas de apostar por el pago por página?

1. Control de costes de impresión

Gracias a la externalización de la gestión de impresión de una empresa se mejora el control de los costes de impresión. Esta mejora se produce porque el parque de impresoras se gestiona de una manera centralizada y se dispone de forma estratégica, en función de las necesidades de cada departamento. Además, al estar todo centralizado, se controlan los volúmenes generados en cada una de las zonas al mismo tiempo que eliminamos los costes técnicos de mantenimiento y reparación.

2. Se mejora la eficiencia

Al realizar un estudio de las necesidades de la empresa, se dispone de manera estratégica todo el parque de impresoras y se establece un sistema centralizado de control. El estudio ofrece la información que permite optimizar la gestión de impresión de la compañía.

3. No exige una inversión inicial

Con la externalización de los servicios de impresión, las empresas disponen de los equipos que precisan sin necesidad de invertir en la compra de los mismos. El único coste que tienen es el pago por página y pueden ajustarse a los diferentes planes que se ofertan en función del volumen de impresiones.

4. Tecnología avanzada

La empresa dispone de equipos de última generación que ofrecen una calidad óptima y rapidez, de manera que mejora su imagen al tiempo que su productividad.

5. Se eliminan los costos ocultos

A veces las organizaciones no son conscientes del coste real que les suponen las impresiones que realizan. Los conocemos como costes ocultos de las empresas. En cambio, gracias al outsourcing de impresión, la empresa dispone al detalle de toda la información, sin sorpresas añadidas. Sabe perfectamente lo que le cuestan las impresiones que se realizan.

6. Despreocupación de los consumibles

Con la externalización de las impresiones y las fotocopias, la compañía no tiene que preocuparse de disponer de un stock de consumibles para su equipo, puesto que es la empresa proveedora quien se ocupa de todas estas gestiones y asume las tareas de preparar el equipamiento para su uso inmediato y continuado en el tiempo.

7. Equipo técnico de confianza

Las empresas que ofrecen estos servicios se ocupan de todo el mantenimiento técnico de los equipos. De esta manera, si una máquina no funciona correctamente o se estropea, enseguida es reemplazada por otra nueva. La empresa no se ve obligada a parar su trabajo y puede desarrollar su funcionamiento con total normalidad. Además, tampoco se ocupa de los costes de reparación.

Estas son algunas de las ventajas que ofrece el outsourcing de impresión para las empresas. En un entorno como el actual, debemos adoptar acciones que velen por la productividad y la competitividad de cada organización. El pago por página, también conocido como pago por copia, es una solución idónea para optimizar los recursos, ganar rapidez y mejorar el control de los costes de funcionamiento.

Cada vez son más las empresas que optan por este tipo de sistemas para mejorar su posicionamiento en el mercado y centrarse en su objetivo de negocio. Cuánto más atención se preste a las cuestiones que favorecen el crecimiento, mejor funciona una organización. Es importante, por tanto, minimizar el impacto de las tareas administrativas y aprovechar las ventajas de la tecnología para optimizar los recursos disponibles.

Así las cosas, son muchas las ventajas de apostar por el outsourcing de impresión, una de las tendencias más actuales tanto en grandes empresas como en pequeñas firmas comerciales. El tamaño no es importante, porque las proveedoras de estos servicios se ajustan a las necesidades de cada mercantil.

  • Published On: December 15, 2020